Vaatimuskirje tuli – mitä se tarkoittaa ja miten siihen vastataan

Tunnista ensin, minkä kirjeen sait

Yrityksen postilaatikkoon tulee useita eri asiakirjoja, jotka näyttävät lähes samalta mutta joiden seuraukset ovat täysin erilaiset. Tarkista tämä ennen kuin teet mitään muuta.

• Maksumuistutus. Velkojan oma muistutus erääntyneestä laskusta. Yritykseltä saa vaatia muistutuksesta enintään 12 euroa. Seuraukset lieviä, mutta korko juoksee.
• Maksuvaatimus eli perintäkirje. Perintätoimiston lähettämä. Uudesta maksuvaatimuksesta saa vaatia perintäkuluja vain, jos edellisen muistutuksen tai vaatimuksen lähettämisestä on kulunut vähintään 10 päivää.
• Tratta. Julkisuusuhkainen maksukehotus, jonka protestointi voi johtaa maksuhäiriömerkintään. Trattaa ei saa käyttää, jos velallisena on yksityishenkilö, yksityinen elinkeinonharjoittaja, avoin yhtiö tai kommandiittiyhtiö.
• Konkurssiuhkainen maksukehotus. Vaarallisin kirje. Jos liike- tai ammattitoiminnastaan kirjanpitovelvollinen velallinen ei viikon kuluessa maksukehotuksen saatuaan maksa velkojan selvää ja erääntynyttä saatavaa, häntä on pidettävä maksukyvyttömänä, jollei toisin osoiteta (konkurssilaki 2:3). Viikko on lyhyt aika.
• Juristin tai asianajajan vaatimuskirje. Koskee tyypillisesti riitaista asiaa: sopimusrikkomusta, vahingonkorvausta, virheellistä toimitusta. Ei laissa säädettyä määräaikaa, mutta kirjeessä on lähes aina asetettu oma määräaikansa.
• Haaste käräjäoikeudesta. Tämä ei enää ole vaatimuskirje. Haasteeseen on vastattava annetussa määräajassa tai asia voidaan ratkaista yksipuolisella tuomiolla. Lue erikseen ohjeet siitä, mitä tehdä kun saat haasteen käräjäoikeudesta.

Kolme ensimmäistä koskevat riidatonta saatavaa, jonka olemassaolosta ei ole erimielisyyttä. Neljäs on perintäkeino, jonka asianmukaisuutta arvioidaan hyvän perintätavan valossa: konkurssihakemus voidaan jättää tutkimatta, jos saatava on vähäinen ja konkurssiin asettaminen olisi kustannuksiin nähden ilmeisen epätarkoituksenmukaista.

Mitä vaatimuskirje oikeasti tekee?

Kirje ei siirrä rahaa eikä perusta velvoitetta. Sillä on kuitenkin kolme vaikutusta, jotka kannattaa tuntea.

Se katkaisee vanhentumisen. Velan vanhentuminen katkeaa, kun velkoja vaatii velalliselta suoritusta tai muutoin muistuttaa velallista velasta (vanhentumislaki 10 §). Katkaisutoimessa velka on yksilöitävä. Katkaisusta alkaa kulua uusi, entisen pituinen vanhentumisaika – käytännössä vastapuoli ostaa kirjeellään itselleen kolme vuotta lisäaikaa.

Se aloittaa viivästyskoron. Jos eräpäivää ei ole ennalta sovittu, viivästyskorkoa on maksettava 30 vuorokauden kuluttua siitä, kun lasku tai muu maksuvaatimus on lähetetty.

Se vaikuttaa kuluvastuuseen. Jos kanne nostetaan ilman että vastapuoli on antanut siihen aihetta, voittanutkin osapuoli voi joutua korvaamaan vastapuolen oikeudenkäyntikulut (OK 21:4). Vaatimuskirje on nimenomaan tapa antaa vastapuolelle tilaisuus korjata asia ennen oikeudenkäyntiä – ja samalla suojautua tältä pykälältä. Sama toimii toiseen suuntaan: kun vastaat kirjeeseen perustellusti ja kiistät vaatimuksen, olet dokumentoinut kantasi siltä varalta, että kysymys oikeudenkäyntikulujen jakautumisesta tulee myöhemmin ratkaistavaksi.

Tarkista vanhentuminen ennen kuin maksat mitään

Yleinen vanhentumisaika on kolme vuotta (vanhentumislaki 4 §). Lainvoimaisen tuomion tai muun ulosottoperusteen jälkeen aika on viisi vuotta. Vanhentunutta velkaa ei tarvitse maksaa, ja maksettua ei saa takaisin – tämä on yksi harvoista kohdista, joissa hitaus todella maksaa itsensä takaisin, mutta vain jos huomaat sen ajoissa.

Vanhentumisen katkaisu ei vaadi muodollisuuksia. Korkein oikeus on katsonut, että rakennusurakan tilaajan reklamaatiokirje katkaisi vahingonkorvausvelan vanhentumisen, kun kirjeessä oli yksilöity virheet ja korjausvaatimus riittävän täsmällisesti (KKO 2019:88). Pelkkä yleisluontoinen tyytymättömyyden ilmaisu ei riitä, mutta kynnys ei ole korkea.

Tuore ennakkopäätös laajentaa kuvaa siitä, kenelle vaatimus on voitu osoittaa. Ratkaisussa KKO 2026:40 vahingonkärsineen ja vastuuvakuutusyhtiön väliset toimet katkaisivat vahingonaiheuttajan korvausvelan vanhentumisen, koska tämä oli valtuuttanut vakuutusyhtiönsä toimimaan puolestaan korvausvastuuta koskevissa kysymyksissä. Jos siis oletat, että vaatimus on vanhentunut siksi ettei sitä osoitettu suoraan sinulle, tarkista ensin, onko asiaa hoidettu vakuutusyhtiösi kautta.

Näin vastaat vaatimuskirjeeseen

Merkitse määräaika kalenteriin heti. Konkurssiuhkaisessa maksukehotuksessa se on viikko. Muissa se on se, minkä lähettäjä on kirjeeseen kirjoittanut – ja siitä voi neuvotella, jos pyydät lisäaikaa ennen määräajan umpeutumista.

Älä myönnä mitään ohimennen. Yksi puhelu, jossa toteat "joo, se meni pieleen meidän päässä", on vastapuolelle arvokkaampi kuin koko muu kirjeenvaihto. Käytännön ongelma toistuu siinä, että myyjä tai projektipäällikkö vastaa asiakkaalle myötäillen ennen kuin kukaan on lukenut sopimusta. Sovi yrityksessä, kuka vaatimuksiin vastaa.

Selvitä, mihin vaatimus perustuu. Pyydä erittely: mikä sopimusehto, mikä lasku, mikä vahinko, miten määrä on laskettu. Perintäkuluista on velallisen pyynnöstä esitettävä erittely vaadituista kuluista ja niiden perusteista. Ylimitoitettu vaatimus paljastuu useimmiten juuri tässä vaiheessa.

Vastaa kirjallisesti, myös silloin kun vaatimus on täysin perusteeton. Suositukseni on tässä ehdoton. Vaikeneminen ei ole myöntämistä, mutta se ei myöskään suojaa sinua: konkurssiuhkaisessa kehotuksessa määräaika kuluu umpeen ilman sinua, ja riitaisessa asiassa vastaamattomuus näyttää myöhemmin siltä, ettei sinulla ollut mitään sanottavaa. Lyhyt, yksilöity kiistäminen riittää.

Kiistä yksilöidysti. Kerro, minkä vaatimuksen osan kiistät ja millä perusteella. Jos osa vaatimuksesta on oikeutettu, erottele se. Osittainen myöntäminen ei ole heikkouden merkki – se rajaa riidan siihen, mistä oikeasti ollaan eri mieltä, ja pienentää kuluriskiä.

Säilytä kaikki. Kirjeet, sähköpostit, toimituspöytäkirjat, aikaleimat. Riita ratkeaa dokumenteilla, ja niiden kokoaminen vuoden kuluttua maksaa moninkertaisesti sen, mitä maksaa niiden tallentaminen nyt.

Paljonko lasku kasvaa, jos et tee mitään?

Viivästyskorko on merkittävin erä. Ajanjaksolla 1.7.–31.12.2026 korkolain mukainen viivästyskorko on 9,5 prosenttia vuodessa, ja kaupallisiin sopimuksiin sovellettava viivästyskorko on 10,5 prosenttia vuodessa. Yritysten välisessä sopimuksessa voidaan sopia korkeammastakin korosta.

Perintäkuluihin tuli 1.5.2022 selkeät rajat myös yritysperinnässä: laissa säädetään yksittäisten perintätoimien enimmäiskuluista ja velallisen kokonaiskuluvastuusta. Rajat saa ylittää vain, jos perintä on vaatinut tavanomaista suuremman työmäärän, ja silloin kulut on eriteltävä ja ylityksen syyt ilmoitettava.

Erillinen erä on 40 euron vakiokorvaus. Velkojalla on oikeus siihen heti, kun maksu on viivästynyt niin, että velkojalla on oikeus viivästyskorkoon – ilman maksumuistutusta tai maksuvaatimusta. Vakiokorvaus luetaan mukaan perintäkulujen kokonaismäärään.

Suuruusluokka kannattaa suhteuttaa. Muutaman tuhannen euron laskussa korot ja perintäkulut ovat satasia, mutta juristin käyttäminen kuukausien kirjeenvaihtoon maksaa nopeasti enemmän kuin itse riita. Riidattoman laskun kohdalla neuvo on tylsä mutta oikea: maksa tai sovi maksuaikataulusta.

Milloin kiistää ja milloin maksaa

Laske ennen kuin päätät. Vertaa vaatimuksen määrää siihen, mitä riitely maksaisi, ja arvioi rehellisesti oma näyttöasemasi. Jos vaatimus on selvästi perusteltu, nopea sovinto on halvin lopputulos ja säilyttää asiakassuhteen. Jos vaatimus on perusteeton mutta pieni, harkitse silti kiistämistä kirjallisesti – maksaminen tulkitaan usein velan tunnustamiseksi, mikä katkaisee vanhentumisen ja voi houkutella lisävaatimuksia.

Juristin puoleen kannattaa kääntyä silloin, kun vaatimuksen euromäärä on yrityksellesi merkittävä, kun asia on teknisesti tai oikeudellisesti epäselvä tai kun kirje on tullut vastapuolen asianajajalta. Viimeksi mainittu on signaali siitä, että toisella puolella on jo laskettu, mitä oikeudenkäynti maksaisi.

Sopimuspuolella suurin osa näistä kirjeistä on estettävissä etukäteen. Selkeät maksuehdot, viivästysseuraamukset ja reklamaatioajat yleisissä sopimusehdoissa poistavat suuren osan niistä erimielisyyksistä, joista vaatimuskirjeet syntyvät.

Miten tästä eteenpäin

Tee tänään kolme asiaa: tarkista kirjeen tyyppi ja määräaika, kokoa asiaan liittyvät sopimukset ja viestit yhteen paikkaan ja päätä, kuka yrityksessä vastaa. Vasta sen jälkeen kannattaa miettiä vastauksen sisältöä. Autan yrityksiä vaatimusten arvioinnissa ja vastausten laatimisessa etänä koko Suomeen – katso riidanratkaisupalvelut yrityksille.

Maksuton alkuarvio tilanteestasi

Käydään läpi, onko vaatimus perusteltu, mitä määräaikoja asiaan liittyy ja mikä on realistinen lopputulos – alkuarvio ei sido toimeksiantoon.

Pyydä maksuton alkuarvio

Onko määräaika jo kulumassa? Soita 050 323 3597.

Viimeksi päivitetty: heinäkuu 2026